Kafkamethode
De Kafkabrigade heeft haar onderzoeks- en interventiemethode stap voor stap ontwikkeld. Na elk onderzoek leggen we onze methode weer langs de meetlat. De Kafkabrigademethode zal altijd 'work in progress' blijven. Onderstaande zes stappen zijn dan ook niet dé blauwdruk voor het opsporen en aanpakken van dysfunctioneren. Maar het zijn wel de zes stappen die door ons beproefd zijn en waar we successen mee behaald hebben. De methode kan daarmee houvast bieden voor iedereen die dysfunctioneren wil aanpakken.
Stap 1: Verkennend onderzoek
De Kafkabrigade inventariseert na het eerste gesprek met een opdrachtgever kort de stand van zaken: voor wie is het een probleem? Wie zijn betrokken? Welke oplossingen zijn al geprobeerd?
Tevens gaan we in deze fase van het onderzoek op zoek naar een exemplarische casus: het verhaal van een burger, ondernemer of professional (de eindgebruiker) dat als voorbeeld dient voor een grotere groep. Het is van belang dat dit geen uitzonderlijk geval is.
Stap 2: Casusonderzoek
De bureaucratische hindernissen en administratieve lasten waar deze eindgebruiker tegen aangelopen is, zullen we tot op de bodem uitpluizen. Dit doen we aan de hand van dossieranalyse en gesprekken. Hiervan maken we twee verslagen: een verhalend verslag (narratief), waarin de beleving van de gang van zaken ter sprake komt en een meer feitelijk stappenschema met daarin de gang van zaken in chronologische volgorde.
Stap 3: Contra-expertise
De Kafkabrigade toetst de bevindingen uit het casusonderzoek (narratief en stappenschema) tijdens gesprekken met direct betrokkenen, zoals uitvoerende medewerkers en experts. Zo krijgen we de context van de casus beter in beeld en toetsen we of onze voorlopige interpretatie adequaat is. Het verhaal van de eindgebruiker in kwestie is leidend bij het selecteren van gesprekspartners.
Stap 4: Collectief 'Functioneringsgesprek'
We brengen de betrokkenen bijeen voor een 'functioneringsgesprek' op locatie: de eindgebruiker, uitvoerders, beleidsmakers, bestuurders en experts. Het gesprek wordt intensief en zorgvuldig gemodereerd.
Het doel van deze aanpak is te komen tot een gedeelde set van probleemdefinities, het inventariseren van oplossingen en het formuleren van eerste stappen waarmee het proces van verbetering in gang kan worden gezet. De betrokkenen verbinden zich aan een van de stappen en maken daarmee het gesprek niet-vrijblijvend. Alle deelnemers wordt de vraag gesteld: Wat kunt u doen als eerste stap in de richting van een oplossing?
Stap 5: Actieplan
Aan het eind van het onderzoek stellen we een kort maar krachtig actieplan op waarin staat wie wat gaat ondernemen. Het gaat niet zozeer om het oplossen van de desbetreffende casus (al is dat natuurlijk mooi), maar om structurele verbeteringen voor het functioneren.
Stap 6: 'Beoordelingsgesprek'
Drie tot zes maanden na het opleveren van het actieplan vindt het 'Beoordelingsgesprek' plaats. De mensen die zich aan actiepunten gecommitteerd hebben, laten zien wat zij bereikt hebben in de tussentijd. in hoeverre zij de afgesproken actiepunten hebben uitgevoerd. Het is van belang dat zij kunnen laten zien wat zij gedaan hebben, ook al is succes nog niet behaald. Deze stap is essentieel, omdat uiteindelijk geldt: 'the proof of the pudding is in the eating'.
Een beschrijving van onze methode vindt u ook in onze digitale flyer, die u hier kunt downloaden.
